Bagian-bagian Surat Resmi Lengkap

EDUTORIAL.ID
fungsi macam jenis bagian surat
pixabay.com

Bagian-bagian Surat Resmi – Menurut Wikipedia, surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Fungsi surat antara lain: sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.

Baca juga: Jenis jenis Surat Berdasarkan Sifat,Wujud, Keamanan, dan Proses Penyelesaiannya

Surat pada awalnya menggunakan media kertas. Namun pada perkembangannya, kini surat juga menggunakan media elektronik atau disebut dengan email.

Bagian-bagian Surat Resmi

Pada postingan kali ini, kita akan membahas bagian-bagian surat resmi. Bagian-bagian surat resmi antara lain: kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal/perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama jabatan, tanda tangan/cap, nama dan NIP, serta tembusan. Sekarang mari kita bahas masing-masing bagian surat satu persatu

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau kop surat adalah bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama, alamat, dan nomor telepon suatu kantor, lembaga resmi pemerintah, badan usaha, dan sebagainya.

Kepala surat atau kop surat yang lengkap terdiri dari: nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, kode pos, alamat faksimile, dan lambang atau logo.

Nama instansi beserta alamat lengkap yang ada dalam kop surat adalah nama dan alamat pihak pengirim. Sedangkan nama dan alamat pihak tujuan ditulis di bagian alamat tujuan.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat adalah bagian surat yang berisi tanggal yang menunjukkan kapan surat tersebut ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan. Tanggal surat tidak perlu diikuti nama tempat penulisan surat karena sudah tercantum di bagian kop surat. Akan tetapi untuk jenis surat yang tidak memiliki kop surat maka tanggal surat harus diikuti nama tempat dimana tempat tersebut dibuat. Format penulisan tanggal surat adalah: tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Contoh:

19 Mei 2020

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah tanda yang berupa angka atau gabungan angka huruf yang dicantumkan pada surat keluar dari suatu organisasi, instansi, atau badan usaha, sesuai dengan nomor berkas atau buku agenda surat keluar yang bertalian dengan surat tertentu.

Contoh:

Nomor : 15/TGS/III/20200

4. Lampiran Surat

Lampiran surat adalah berkas-berkas atau dokumen-dokumen yang ikut disertakan ke dalam surat karena berkaitan dengan isi surat. Lampiran surat ditulis dibawah nomor surat dan di atas perihal. Bila surat memiliki lampiran, maka cukup ditulis berapa lembar atau berapa berkas. Namun apabila surat tidak memiliki lampiran maka diberi tanda garis. Contoh:

Lampiran : enam berkas

Lampiran : –

5. Perihal Surat

Perihal merupakan maksud, atau tujuan surat tersebut dibuat yang disampaikan secara ringkas. Penulisan perihal tidak perlu panjang tetapi cukup sampaikan secara ringkas asalkan pembaca tahu secara garis besar apa yang dipermasalahkan dalam surat. Contoh:

Perihal : Perintah mengikuti diklat

6. Alamat yang dituju

Alamat tujuan surat adalah alamat yang ditujukan untuk menerima surat. Alamat tujuan ada dua yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar ditulis di sampul atau amplop surat sedangkan alamat dalam ditulis di dalam surat. Untuk penulisannya, silakan Anda baca postingan sebelumnya tentang “Penulisan Alamat Surat yang Benar dan Contohnya“.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis dan penerima surat. Salam pembuka penting untuk dicantumkan karena merupakan bentuk tanda hormat dari pengirim kepada penerima. Contoh:

Dengan hormat,

8. Isi Surat

Isi surat merupakan batang tubuh surat yang mencakup tiga bagian yaitu paragraf pembuka, isi surat sesungguhnya, dan paragraf penutup.

a. Paragraf pembuka

Paragraf pembuka adalah kata pengantar pada isi surat yang menarik pembaca ke arah pokok pembicaraan. Contoh:

Dengan ini kami nyatakan bahwa ….

Sehubungan dengan surat saudara tanggal,….. nomor ……

Berdasarkan iklan saudara yang terbit pada………….tanggal…………nomor……………..maka dengan ini…………

b. Isi surat yang sesungguhnya

Isi surat yang sesungguhnya merupakan inti dari surat itu sendiri. Isi surat harus ditulis dengan padat dan jelas agar tidak menimbulkan salah paham.

c. Paragraf penutup

Paragraf penutup merupakan kesimpulan dari isi surat, penegasan isi surat, atau tanda pembicaraan telah selesai. Contoh:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terimakasih.

9. Salam Penutup

Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup penting ditulis sebagai bentuk hormat, rasa akrab, atau sopan santun penulis kepada penerima. Contoh salam penutup:

Hormat kami

Wasaalamualaikum

10. Nama jabatan

Nama jabatan berfungsi untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat.

11. Tanda Tangan

Bagian ini menentukan sudah sah atau belumnya surat. Jika surat sudah dibbuhi nama jelas dan sudah ditandatangani maka surat tersebut dianggap sudah sah.

12. Nama dan NIP

Bagian ini ditulis di bawah Area tanda tangan. Apabila tidak ada NIP, maka NIP tidak perlu dicantumkan.

13. Cap/ Stempel Surat

Selain tanda tangan, bagian ini juga menetukan sudah sah atau belumnya sebuah surat. Biasanya cap dibubuhkan di sebeah kiri tanda tangan dan menyentuh tanda tangan.

14. Tembusan

Tembusan surat dibuat jika ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui hal yang dibicarakan di dalam surat dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain tersebut dapat memberikan tanggapan seperlunya atas surat tersebut.

15. Inisial

Inisial adalah kode nama pembuat konsep dan pengetikan yang berguna untuk mengecek kembali apabila dibutuhkan. Sebenarnya inisial hanya berguna bagi pihak pengirim bukan pihak penerima. Biasanya inisial dicantumkan pada surat yang akan dijadikan arsip bukan surat yang akan dikirimkan.


Subscribe
Notifikasi
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
Lihat semua komentar
Next Post

Fungsi Surat yang Perlu Kita Ketahui

Fungsi Surat – Surat adalah sarana berkomunikasi secara tertulis. Tentunya, surat tidak dibuat tanpa adanya nilai guna. Surat mempunyai fungsi penting untuk berkomunikasi dengan orang atau kelompok lain. Postingan kali ini akan menyebutkan dan menjelaskan beberapa fungsi surat yang perlu kalian tahu. Baca juga: Bagian-bagian Surat Resmi Lengkap Daftar Isi […]
fungsi macam jenis bagian surat