surat, pengiriman, penerimaan, pesanan

Contoh Surat Pengiriman Barang

Contoh Surat Pengiriman Barang – Jika suatu perusahaan menerima suatu pesanan, sebaiknya pada hari itu juga langsung membuat surat jawabannya. Surat jawaban tersebut disebut surat pengiriman barang atau pesanan. Jawaban surat pesanan sangat diperlukan bagi pesanan barang, dikarenakan pemesan biasanya selalu menginginkan kepastian tentang ada atau tidaknya barang-barang yang dipesannya itu. Jika barang-barang yang dipesannya tidak ada, maka pemesan bisa segera mengambil kebijakan lain. Oleh sebab itu setiap menerima surat pesanan baik dalam jumlah besar maupun kecil, sebaiknya selalu diberikan jawaban dengan segera.

Dalam surat jawaban atau surat pengiriman barang sebisa mungkin selalu menyatakan penghargaan atau ucapan terima kasih atas pesanan yang diterima atau hal-hal lain yang menyenangkan si pemesan. Untuk pesanan dalam jumlah kecil dan selalu tetap, sebaiknya disediakan formulir surat jawaban yang telah tercetak atau dalam bentuk kartupos yang berisi penghargaan atas pesanan yang diterima secara rutin itu.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Pesanan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam surat penerimaan barang yaitu:

  • Pemberitahuan tentang penerimaan pesanan dengan menyebutkan tanggal dan nomor surat pesanan serta ucapan terima kasih.
  • Kalau barang yang dipesan tidak ada atau mungkin pengirimannya terleambat, sebaiknya berikan pernyataan penyesalan.
  • Kalau barangnya sudah tersedia, sebaiknya beritahukan tentang cara pengiriman barang.
  • Beritakan mengenai penerimaan uang pesanan atau permintaan uang pembayaran pesanan untuk barang-barang yang belum dibayar.

Dalam membuat jawaban surat pesanan, perhatikan hal-hal berikut :

  1. Nyatakan penghargaan kepada pemesan, berupa ucapan terima kasih atau hal-hal lain yang menyenangkan pemesan.
  2. Yakinkanlah kepada pelanggan (pemesan), bahwa pesanannya telah atau akan dikerjakan dengan sebaik-baiknya.
  3. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi atau hanya dapat dipenuhi sebagian, jelaskan alasan-alasannya.
  4. Jika perlu tawarkan barang-barang lain yang sejenis.
  5. Akhiri surat dengan memberikan harapan-hrapan yang positif, misalnya barang-barang akan lekas laku, pesanan berikutnya akan selalu mendapat perhatian.

Baca juga: Cara Membuat Surat Penawaran dan Contohnya

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman barang

  • Barang-barang dikemas dengan baik agar tidak mudah rusak atau hilang di perjalanan.
  • Perhatikan batas waktu yang ditetapkan oleh pembeli agar barang tidak datang terlambat.
  • Hindari kekeliruan pengiriman, agar tidak membuang-buang waktu. contohnya barang yang dipesan kualitas no.1 sedangkan barang yang dikirim kualitas nomor 2.

Baca juga: Pengertian dan Contoh Surat Permintaan Penawaran

Contoh Surat Pengiriman Barang

Contoh 1:

PT ANEKA KOMPUTER
JALAN RAYA SURAKARTA NG. 50
SURAKARTA


18 April 2020

Nomor        : 264/PTAP/IV/2020
Lampiran  :3 (Tga) Lembar
Perihal       : Pengiriman komputer

PT PERKASA JAYA
Jalan lenderal Gatot Subroto Km 75
Tangerang-labar

Dengan hormat,

               Surat pesanan Tuan nomor 624/SMB/V/2020 tanggal 11 April 2020, tentang 36 buah komputer merk. Samsung Pentium 4 telah kami terima dengan senang hati.

               Barang-barang yang Tuan pesanan ada dalam persediaan kami, Pengiriman barang tersebut melalui kapal Jawa yang akan berangkat dari pelabuhan tanjung priuk tanggal 21 April 2020.

               Bersama ini kami kirimkan faktur sebesar Rp14 580.000,00 (empat belas juta lima ratus delapan puluh ribu rupiah), yaitu seluruh harga setelah dikurangi dengan rabat 10%.

               Komputer tersebut kami pak dalam 6 peti yang kuat Setiap peti berisi 6 buah komputer dan tiap-tiap peti telah karni beri nomor urut dengan kode Km-1 Sampai Km-6

               Uang pesanan telah kami terima dan sisa pembayaran yang 25% harap segera
dikirimkan setelah komputer tersebut diterima. Bersama ini kami kirimkan 1 lembar faktur, 1 lembar packinglist barang tersebut.

               Demikian agar maklum dan terima kasih atas perhatian Tuan.

Direktur,        

 

Bambang Hartono

Contoh Faktur

PT ANEKA KOMPUTER
JALAN RAYA SURAKARTA NO. 50
SURAKARTA


Faktur nomor    : 560/F/IV/2013
Pesanan Tgl.       : 18 April 2020

PT PERKASA JAYA                                
Jalan lenderal Gatot Subroto Km 75
Tangerang-labar                                  

Berdasarkan pesanan Tuan nomor 624/SMB/IV/2020 tanggal 11 April 2020 tentang:

NO.

BANYAKNYA

JENIS BARANG

HARGA SATUAN

JUMLAH

1.

36 (tiga puluh enam) buah

komputer merk. Samsung Pentium 4 potongan 10%

Rp. 4.500.000,00

Rp 162.000.000,00

Rp  16,200.000,.00

Rp 145.800.000,00

Terbilang: seratus empat puluh lima juta delapan ratus ribu rupiah.

SE & O          
Direktur,       

 

Bambang Hartono

DAFTAR PERINCIAN BARANG

(PACKING LIST)

Faktur no. 1 560/F/IV/2013

NO.

NO. PETI

I S I

UKURAN

BERAT NETTO

1.

2.

3.

4.

5

KM -1

KM -1

KM -1

KM -1

KM -1

6 Buah komputer merk Samsung

6 Buah komputer merk Samsung

6 Buah komputer merk Samsung

6 Buah komputer merk Samsung

6 Buah komputer merk Samsung

100 x 50x 80

100 x 50x 80

100 x 50x 80

100 x 50x 80

100 x 50x 80

 

80 Kg

80 Kg

80 Kg

80 Kg

80 Kg

 

Jakarta, 18 April 2020
Direktur,          

 

Bambang Hartono

Keterangan

Packing list adalah daftar perincian barang yang ada dalam peti.

Pengiriman barang dengan kapal laut/udara harus disertai dengan packinglist agar memudahkan bagi petugas Bea dan Cukai atau petugas yang berwenang lainnya melakukan pemeriksaan terhadap barang yang ada dalam peti.

Contoh 2:

PT ANEKA MEUBELAIR
Jalan Jend. Sudirman No. 456
BANDUNG


25 Juni 2020

Nomor                  : 196/PT AM/VI/2020
Lampiran             : dua berkas
Perihal                  : Pengiriman furmiture

 

PT LA PA SO DO
Jalan Kyai Achmad Dahlan
Ujung Pandang – Makasar

Dengan hormat,

          Surat pesanan Saudara nomor 177-125/PT LPSD/VI/2015, tanggal 21 Juni 2015 tentang pesanan barang furniture telah kami terima dengan senang hati. Dengan ini kami sampaikan terima kasih atas koreksi nama perusahaan Saudara yang bernama PT LA PA SO DO.

          Barang-barang yang Saudara pesan ada dalam persediaan kami. Pengirimiman barang tersebut akan kami kirim melalui jasa angkutan PT Timur Raya cabang Bandung sesuai dengan permintaan Saudara tanggal 30 Juni 2020.

          Bersama ini kami kirimkan faktur sebesar Rp 13.500,000,00 (tiga belas juta lima ratus ribu rupiah), yaitu seluruh harga setelah dikurangi dengan rabat 10%.

          Furniture yang kami kirimkan dikemas dengan pengaman bubble wrap dan kardus. Tiap- tiap furniture kami beri nomor urut dengan kode AM-1 sampai dengan AM -5.

          Uang pesanan telah kami terima dan sisa pembayaran yang 25% harap segera dikirimkar setelah furniture tersebut. Bersama ini kami kirimkan 1 lembar faktur, I lembar packinglis barang tersebut.

          Demikian agar maklum dan terima kasih atas perhatian Saudara.

Direktur,                 

 

Drs. Prawira Sudrajat, SE.,MM.

PT ANEKA MEUBELAIR
Jalan Jend. Sudirman No. 456
BANDUNG


Faktur Nomor                    : 250/F/VI/2020
Pesanan Tanggal              : 25 Juni 2015

PT LA PA SO DO                               
Jalan Kyai Achmad Dahlan No 55
Unjung Pandang- Makasar            

Berdasarkan pesanan Saudara nomor 177-125/PT LPSD/V/2015 tanggal 21 Juni 2015 tentang:

NO.

JENIS BARANG

BANYAKNYA

HARGA SATUAN

JUMLAH

1.

Meja Kantor Eksklusif Potongan 10%

5 (lima) buah

Rp 3.000,000,00

Rp 15.000.000,00

Rp   1.500.000,00

Rp 13.500.000,00

 

Terbilang tiga belas juta lima ratus ribu rupiah.

Direktur,                    

 

Drs. Prawira Sudrajat.SE.,MM.

PT ANEKA MEUBELAIR
Jalan Jend. Sudirman No. 456
BANDUNG


(PACKING LIST)

Faktur nomor : 250/F/VI/2015

No.

No Kardus

Isi

Ukuran

Berat Netto

1.

AM-1

1 Buah Meja Eksklusif

200 x 100 x 75

150 Kg

2.

AM-2

1 Buah Meja Eksklusif

200 x 100 x 75

150 Kg

3.

AM-3

1 Buah Meja Eksklusif

200 x 100 x 75

150 Kg

4.

AM-4

1 Buah Meja Eksklusif

200 x 100 x 75

150 Kg

5.

AM-5

1 Buah Meja Eksklusif

200 x 100 x 75

150 Kg

 

Bandung, 25 Juni 2020          
Direktur,                    

 

Drs. Prawira Sudrajat.SE.MM.

Demikianlah pembahasan mengenai “contoh surat pengiriman barang”.

Berlangganan via Email

Subscribe
Notifikasi
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
Lihat semua komentar